Le/la secrétaire général(e) tient les cordons de la bourse. Il a également une mission d’encadrement et de coordination de l’équipe comptable et administrative dans laquelle il y a également de nombreux contrats à durée déterminée… pour caricaturer, on recrute du personnel précaire pour gérer du personnel précaire.

Si tout ce petit monde n’était à ce point surchargé de travail, tous pourraient savourer la synergie des compétences, et le personnel de recherche pourrait exprimer tous les jours sa reconnaissance éternelle aux gestionnaires qui les guident dans cet univers Kafkaïen.

 

Le/la comptable s’occupe des marchés publics, qui imposent de récolter et de comparer des offres de prix de différents fournisseurs pour établir des « marchés » pour les produits qui sont consommés avec un important volume annuel (code des marchés publics en France, concernant toute la fonction publique). Cette loi établie pour empêcher des dérives économiques favorise des économies d’échelle dans les unités de recherche lorsque cela concerne des gros volumes d’achats. Toutefois, sa rigidité n’est pas adaptée aux besoins de la recherche qui concernent le plus souvent des montants financiers modestes pour des produits favorisés pour leur efficacité (prenant en compte le temps de mise au point expérimentale). S’ensuit alors l’écriture d’une longue justification administrative pour expliquer pourquoi tel produit est privilégié à tel autre « au marché », exacerbant l’incompréhension réciproque entre administratifs et scientifiques et générant (encore) une perte de temps (et donc d’argent via les salaires) énorme pour les deux parties.

Le/la comptable ou gestionnaire valide les commandes, s’assure de leur réception, et paye les fournisseurs. Il/elle s’occupe aussi de gérer les « missions » du personnel, c’est-à-dire les déplacements hors de la ville dans le cadre de travail collaboratif, de participation à des jurys ou à des colloques et congrès. Cela concerne aussi l’accueil de collaborateurs ou conférenciers extérieurs à la structure. Il/elle établit l’ordre de mission, accompagne le/la scientifique dans sa recherche de moyens de transport et d’hébergement et lui fait part de toutes les contraintes qui risquent d’affecter le remboursement de ses frais.

 

Le travail de secrétariat d’un institut de recherche est assez polymorphe. Il s’agit d’un administratif « de proximité » pour les équipes de recherche, à l’interface avec les administrations centrales des instituts. Il/elle est en charge de faciliter l’interface entre l’institut, le personnel et les nombreuses tutelles (par exemple : CNRS, INSERM, Universités, Hôpital, les Régions, et divers organismes caritatifs), d’accueillir et d’effectuer toutes les formalités pour les nouveaux entrants, de gérer les congés du personnel, la distribution et l’envoi du courrier, etc…

 

L’informaticien(ne) est devenu un corps de métier in-con-tour-nable de l’institut au cours du XXIème siècle. Il/elle est de plus en plus sollicitée car le nombre d’ordinateurs à gérer dépasse largement le nombre de personnels de l’unité de recherche (ordinateurs fixes/portables, Mac/PC, ordinateurs associés au matériel technique de pointe, ou ordinateurs du personnel administratif), avec un nombre de logiciels important, notamment sur les plateaux techniques. Il/elle assure également le stockage et la circulation d’une quantité de données de plus en plus colossale. Il/elle doit aussi être extrêmement réactif et savoir travailler dans l’urgence pour assurer la maintenance de cet outil de travail de base qu’est devenu l’ordinateur à tous les niveaux d’organisation de la structure. Ceci implique le maintien d’un service informatique de proximité et donc non externalisé.

Au-delà des ordinateurs personnels, le service informatique gère aussi les réseaux internes, l’accès à internet, à la messagerie, aux imprimantes, le(s) site(s) web, etc…

Enfin, n’oublions pas qu’un institut est comme une grande maison, qui a besoin de faire son ménage (ce service est aujourd’hui largement externalisé), laver sa vaisselle (service laverie/stérilisation indispensable en sciences biologiques), réaliser du bricolage pour les besoins des expériences ou de réelles prouesses techniques (eau, électricité, gaz, chauffage, climatisation), soigner et nourrir les animaux dans certains instituts, ce qui nécessite des astreintes du personnel (week-end et jours fériés compris). Ce problème relativement récent (évolution du cadre réglementaire en expérimentation animale, en application depuis le 01/01/2013), n’a absolument pas été géré par les tutelles qui s’en déchargent sur les instituts et leurs chercheurs. Cet exemple illustre à quel point les contraintes supplémentaires, qui ne sont jamais compensées, finissent par étouffer le temps de recherche scientifique.

Les plateformes technologiques gèrent un matériel technologique de pointe, nécessitant du personnel hautement qualifié. Elles deviennent à leur tour de petites « entreprises », qui s’organisent selon des règles et des contraintes de personnel similaires à ce qui est décrit pour les équipes de recherche, ce qui pose un réel problème de fonctionnement. Ces plateformes sont payantes pour les utilisateurs (essentiellement les équipes de recherche) et doivent maintenant être « rentables » pour gérer la maintenance et l’amélioration du matériel. Ceci est problématique pour des équipements clefs mais utilisés par un petit nombre de personnes.

 

 

Depuis le début de notre siècle, on assiste à un empilement de normes « sécuritaires », de mesures préventives contre d’éventuels détournements ou gaspillages d’argent public. Ces objectifs sont louables, mais concrètement ils ont un coût salarial énorme si l’on prend en compte le temps passé à accomplir des taches bien souvent inutiles, participant d’avantage à opposer qu’à associer les fonctions.